アユミズム受講者専用の「書き直しトレーニング」3月分の講評です。
こんにちは。長谷川亜由美です。
3月のテーマは「こそあどの追放」でした。
「これ・それ・あれ・どれ」といった指示語は、書き手にとっては便利な道具です。 しかし、読み手にとっては「えーっと、どれのこと？」と文を遡って記憶を呼び起こす「脳の負担」でしかありません。
そこで、文章から「これ・それ・あれ・どれ」「こちら・そちら・あちら・どちら」といった指示代名詞をなくし、情報の純度を極限まで高めるトレーニングを行いました。
こそあど言葉の「距離感」とリスク
指示語は本来、自分と相手からの「距離」で使い分けが決まります。
- 「こ」：近い（自分の手元、今言った直後のこと）
- 「そ」：中くらい（相手の手元、少し前に出た話題）
- 「あ」：遠い（離れた場所、お互いの古い記憶）
- 「ど」：不明（複数の選択肢がある状態）
ルール通りに使っていても、読み手は読むたびに「脳内での翻訳」を強いられます。
「自分が楽をするために、相手に思い出させる手間を押し付けていないか？」を、常に確認しましょう。
アユミズムで言う「わかりやすさ」とは、「読み手の脳内検索コストをゼロにするおもてなし」でもあるからです。
１）家族へのお願いごと
書き直しの対象となる文章 原文
これが回覧板、棚の上に郵便物を置いてあるよ。まず、これを隣の家に届けてきて。そのあとポストにあれを出してほしいんだけど、これには切手が貼ってないから、机の上にあるやつを使ってね。あと、買い物もお願い。スーパーのタイムセールだけど、あれは16時で終わっちゃうから時間に気をつけて。どれから先に済ませてもいいけど、それだけは間に合うように家を出てね。
提出順に紹介
Aさん
棚の上に回覧板と出してほしい郵便物が置いてあります。
①回覧板を隣の家に届ける。
②机の上にある切手を郵便物に貼る
③郵便物をポストに投函する
④買い物
注意)スーパーのタイムセールは16時まで！！
時間に気をつけて上記を済ませるようにお願いします。
Bさん
以下の３つのことをお願いします。
用事を済ませる順番は任せますが、スーパーのタイムセールが16時までのため、間に合うように家を出てください。
・回覧板を隣の家へ届けてください。
・棚の上にある郵便物をポストへ投函してください。
※机の上にある切手を貼るのを忘れずに
・スーパーで買い物をお願いします。
Cさん
3つのお願い！
1.回覧板を届ける
回覧板を隣のお家に渡して来て。
2.郵便物の投函
棚の上に置いてある郵便物をポストに出して。
郵便物には切手が貼ってないから、机の上にある切手を使ってね。
3.スーパーで買い物
買い物もお願い。
スーパーのタイムセールは、16時で終わっちゃうから、遅れないように気をつけて。
回覧板を届けたあと、郵便物を投函してからでも、買い物を先でも構わないけど、スーパーのタイムセールは間に合うように家を出てね。
よろしく！
Dさん
今、手が離せないから、用事を頼まれてくれる？
まず回覧板を隣の家に届けてきて。棚の上の郵便物も、切手を貼って出してきてほしいな。切手は机の上にあるよ。
あと、買い物もお願い。スーパーのタイムセールが16時で終わっちゃうの。回覧板も郵便もあなたの好きな順番でいいけど、タイムセールだけは間に合うように行ってね。
Eさん
おつかいをたのめるかな？
回覧板と棚の上に置いてある郵便物をお願い。
まず、回覧板を隣の家に届けてきて欲しい。
届け終わったら、ポストに郵便物を出してほしいんだ。切手は貼ってないの。机の上にある切手を貼ってから出してね。
ついでに、買い物もお願いしていい？
スーパーのタイムセールて買って欲しいんだけど、16時で終わっちゃうから時間に気をつけて買い物してね。
おつかいの順番は任せるけど、スーパーのタイムセールには間に合うように家を出てね。
Fさん
３つのお願いを聞いて！！
① スーパーのタイムセールに必ず行く
★タイムセールは16時まで！
15時に着いていると安心だよ
② 回覧板を隣の家に届ける
③ 切手を貼って、郵便物をポストに入れる
※回覧板と郵便物は棚の上にあるよ
①から③の順番はおまかせするよ
スーパーのタイムセールは絶対に間に合うように家を出てね！
Gさん
16時までに以下の3つの事をお願いします。
①回覧板を隣の家に届けてください。
②棚の上にある郵便物に切手を貼ってポストに出してください。
切手は机の上にあります。
③スーパーのタイムセールで買い物をしてください。
タイムセールは16時で終わります。
時間に気をつけてください。
２）上司から部下への指示
書き直しの対象となる文章 原文
本日14時からの来客ですが、まずは1階の受付カウンターへお迎えに行ってください。
そちらで入館の手続きを終えたら、次は3階の第2会議室へ案内します。
なお、先方から「機材を使ったデモを見たい」という要望があれば、機材の揃っている1階のプレゼンルームへ移動して対応することにします。
もし、別棟の備品庫から予備の椅子を運ぶ必要がある場合は、あちらの担当者に鍵を借りてください。
どちらの部屋で対応することになったかは、決まり次第すぐにこちらへチャットで報告するようお願いします。
提出順に紹介
Aさん
Bさん
本日14時から来客があります。
以下の手順で対応をお願いします。
1)1階の受付カウンターへお迎えに行く。
2)入館の手続きをする。
3)3階の第2会議室へ案内する。
(注意事項)
※先方から「機材を使ったデモを見たい」という要望があった場合
機材の揃っている1階のプレゼンルームへ移動して対応することにします。
第2会議室、プレゼンルームどちらの部屋で対応するのか、決まり次第チャットで報告するようにお願いします。
※別棟の備品庫から予備の椅子を運ぶ必要がある場合
担当者に鍵を借りるようにお願いします。
Cさん
【本日14時からの来客対応について】
本日14時からの来客対応をお願いします。
手順は以下のとおりです。
1.受付とお迎え
14時に1階の受付カウンターへお客様をお迎えに行き、入館手続きを済ませてください。
2.部屋に案内
お客様の要望に応じて、お通しする部屋を判断してください。
? 通常の打ち合わせの場合： 3階の第2会議室へ
? 「機材デモ」の要望がある場合： 1階のプレゼンルームへ
3.予備の椅子の準備（必要な場合のみ）
別棟の備品庫から予備の椅子を運ぶ必要がある場合は、別棟の担当者から鍵を借りてください。
4.状況報告
最終的に使用することになった部屋（第2会議室、またはプレゼンルーム）が確定次第、速やかに私（○○）へチャットで報告してください。
以上、よろしくお願いします。
Dさん
本日14時からの来客ですが、まずは1階の受付カウンターでお迎えください。カウンターで入館の手続きを終えたら、3階の第2会議室へ案内します。
なお、先方から「機材を使ったデモを見たい」という要望があれば、機材の揃っている1階のプレゼンルームへ移動しての対応とします。
もし、予備の椅子が必要になった場合は、別棟の備品庫の担当者に鍵を借りてください。
第2会議室なのかプレゼンルームなのか、対応する場所については決まり次第、すぐに私へチャットで報告してください。
Eさん
本日14時からの来客対応についての指示です。最初に1階の受付カウンターへお迎えに行ってください。
受付で入館の手続きを終えたあと、3階へ移動してください。第2会議室へ案内します。
なお、先方から「機材を使ったデモを見たい」という要望があった時は、再び1階へ移動してください。
機材が揃っているプレゼンルームで対応します。
もし、予備の椅子を運ぶ必要がある場合は、別棟の備品庫の担当者に鍵を借りてください。
対応する部屋が決まり次第すぐに私へチャットで報告するようお願いします。
Fさん
【来客への対応手順】
本日14時 〇〇会社 〇〇さま 来客
① 1階の受付カウンターへお迎えに行き、入館の手続きをする
② 3階の第2会議室へご案内する
③ 先方から「機材を使ったデモを見たい」という要望があるかの確認
※要望があったときは、機材の揃っている1階のプレゼンルームへ移動して対応することにします。
※別棟の備品庫から予備の椅子を運ぶ必要がある場合は、〇〇担当者に鍵を借りてください。
④ 『3階の第2会議室』か『1階のプレゼンルーム』で対応することになったかは、決まり次第すぐに〇〇チャットで報告するようお願いします。
以上
Gさん
本日14時に来客予定の????さん対応手順です。
①14時に1階の受付カウンターへお客様を迎えに行く。
② 入館手続きを済ませる。
③お客様の要望確認。
・機材を使ったデモを見たいと要望があった場合
→ 1階のプレゼンルームへ移動
もし、別棟の備品庫から予備の椅子を運ぶ必要がある場合は、備品庫の担当者に鍵を借りてください。
・特に要望がない場合
→ 3階の第2会議室へ移動
注意）移動する場所が決まり次第、すぐに????（上司）のチャットに報告してください。
よろしくお願いします。
模範解答
１）家族へのお願いごと
私の留守中にお願いしたいことが3つあります。
- 回覧板：玄関にあるので隣の家に届ける
- 郵便物：棚の上にある郵便物に、机の上の切手を貼ってポストに出す
- 買い物：駅前スーパーのタイムセールへ行く（16時終了）
3つを済ませる順番は任せるけど、16時までのタイムセールが、重要であり最優先。16時に終わってしまうので、必ず間に合うように家を出てね。
２）上司から部下への指示
本日14時からの来客対応について、以下の手順で進めてください。
- 1階の受付カウンターへ行く：お客様をお迎えし、入館手続きをサポート
- 案内先の判断をする：お客様の要望に応じて、お通しする部屋を判断する
- 「機材デモ」の要望がある場合→1階のプレゼンルームへ案内
※予備の椅子が必要であれば、備品庫の担当者に鍵を借りて補充する - 「機材デモ」の要望がない場合→3階の第2会議室へ案内
- 「機材デモ」の要望がある場合→1階のプレゼンルームへ案内
- 報告：お客様をご案内した部屋が決まり次第、私までチャットで報告する
以上です。よろしくお願いいたします。
書き直しのポイント
- 結論を先に書く
- 箇条書きにできるところは、箇条書きにする
- こそあどの代名詞を、名詞に戻す
- 順序や情報の分岐に注意して、構造化する
- 文脈は変えずに、ムダな情報は削ぎ落とす
例）指示命令文として「◯◯してください」が連続すると、読みにくいです。「◯◯してください」を使わない書き方を考えましょう。
3月のベストプラクティス賞
今回は、Cさんです。
今回のテーマである「こそあどの追放」だけでなく、箇条書きや情報の構造化も含めて、キレイに整理できていました。
それから、ダレというわけではなく、今後も含めてのお願いですが
丸数字（①、②など）は、インターネット上では、使用を控えましょう。
丸数字も含めた機種依存文字や環境依存文字は、文字化けの原因になってしまいます。
紙のメモや、印刷物であれば良いのですが、メールやブログ掲載、フォーム送信時には、使わないのがベストです。
どんなものが、機種依存文字や環境依存文字なのかは、各自、お調べください。
おつかれさまでした。